Auftrag, Setup, Homeoffice: Der perfekte Start für Projektjuristen
Projektjuristen können Rechtsabteilungen schnell, flexibel und ganz einfach unterstützen. Tipps für den optimalen Einsatz hat Account-Managerin Susanne Mühlbauer.
Frau Mühlbauer, können Unternehmen den Einsatz eines Projektjuristen besonders gut vorbereiten?
Susanne Mühlbauer: Wenn man als Rechtsabteilung einen Projektjuristen engagiert, geht es ja immer um Entlastung der vorhandenen Mitarbeitenden, und das am besten ab dem ersten Tag seines Einsatzes. Damit der Projektjurist die Rechtsabteilung sofort optimal unterstützen kann, ist es wichtig, dass der Verantwortliche sich im Vorfeld genau überlegt, wo und wie er eingesetzt werden und was er konkret übernehmen soll.
In aller Regel braucht ein Projektjurist nämlich gar kein komplettes Briefing über alles, was die Rechtsabteilung tut. Viel wichtiger ist es, ihn genau dort einzubinden, wo er unterstützen soll und ihn mit den relevanten Informationen über die Aufgaben und Fragen zu versorgen, die er auch tatsächlich bearbeiten wird.
Wie geht man das am besten an?
Wie man den Projektjuristen optimal integriert, hängt stark vom Projekt und den Aufgaben ab. Setzt das Unternehmen ihn zum Beispiel ausschließlich dafür ein, bestimmte Verträge zu prüfen, kann es den Prozess so gestalten, dass er nur einem festen Ansprechpartner zuarbeitet. Dann ist der Projektjurist nicht unbedingt in ein Team eingebunden und im Unternehmen kaum sichtbar.
In anderen Projekten ist es nötig, dass die Projektjuristen direkt mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten. Wenn zum Beispiel eine Softwarefirma ein neues Produkt entwickelt, kann es sinnvoll sein, juristische Anforderungen an den Datenschutz von Anfang an mitzudenken, weil es später ungleich aufwändiger und teurer würde, mögliche Probleme zu beseitigen. In solchen Fällen sollten die Projektjuristen die Entwickler kennen und diese sollten ihrerseits wissen, dass sie sich mit Fragen an den Projektjuristen wenden können.
„Projektjuristen sind nicht in interne Abläufe eingebunden“
Ihre Beispiele betreffen projektbezogene Einsätze. Ist das anders, wenn der Projektjurist bei Kapazitätsengpässen unterstützt, also zum Beispiel, wenn jemand in Elternzeit geht oder krankheitsbedingt ausfällt?
In solchen Fällen von Unterstützung bei Kapazitätsengpässen muss die Zusammenarbeit nach unserer Erfahrung teilweise etwas anders aufgesetzt werden. Wenn die Tätigkeit es nötig macht, zum Beispiel eng mit den Fachabteilungen zusammen zu arbeiten, sollten auch die Projektjuristen an der Schnittstelle mit diesen agieren.
Häufig funktioniert der Einsatz von Projektjuristen aber eher so, dass in der Rechtsabteilung eine Person als Ansprechpartner für die Fachabteilungen fungiert und dann die Aufgaben intern verteilt. Auch der Projektjurist sollte von dieser Person gesteuert werden.
Grundsätzlich empfehlen wir ein möglichst schlankes Setup: Projektjuristen können die Rechtsabteilung gerade deshalb entlasten und sehr viel Arbeit wegschaffen, weil sie kaum in interne Abläufe eingebunden werden und sich eben nicht um administrative Aufgaben kümmern müssen.
„Remote ist der Einsatz binnen weniger Tage möglich“
Die vergangenen zwei Jahre haben uns gelehrt, dass Zusammenarbeit auch remote gut funktionieren kann. Gilt das auch für den Einsatz von Projektjuristen?
Vor der Corona-Pandemie haben Projektjuristen regelmäßig in den Unternehmen gearbeitet. In den vergangenen beiden Jahren waren sie – wie auch viele festangestellte Juristen – remote im Einsatz. Das hat sehr gut funktioniert und wird weiterhin sehr viel genutzt. Wenn der Projektjurist vollständig remote arbeiten kann, können Unternehmen natürlich aus einem größeren Pool von Anwälten auswählen. Und die Zusammenarbeit kann oft binnen weniger Tage und praktisch ohne Aufwand starten.
Ob der Projektjurist doch zumindest zeitweise im Unternehmen arbeiten soll, hängt von den Umständen und den Präferenzen der Rechtsabteilung und auch davon ab, wie stark er an Schnittstellen eingebunden ist. Wenn der Anwalt auch vor Ort sein soll, empfehlen wir den Verantwortlichen in Unternehmen, zu prüfen, ob es in dem Betrieb Regelungen für externe Dienstleister gibt, die zu beachten sind.
Brauchen Projektjuristen Firmen-Rechner und eine Firmen-Mailadresse?
Normalerweise arbeiten Projektjuristen mit ihrer eigenen Hardware und brauchen kein Equipment. Wenn sie ausnahmsweise für eine bestimmte Projekttätigkeit Zugriff auf ein bestimmtes Tool benötigen, empfiehlt es sich, vorab zu klären, dass die IT-Abteilung dafür auch Rechte für externe Dienstleister vergeben kann.
Falls der Projektjurist Mails von einer Firmenadresse versenden muss, muss auch für deren Empfänger durch eine entsprechende Kennzeichnung klar sein, dass er ein externer Mitarbeiter ist.
Insgesamt sind die Vorbereitungen auf den Einsatz eines Projektjuristen also sehr überschaubar und zum Beispiel mit dem Onboarding von Mitarbeitenden überhaupt nicht vergleichbar. Die Möglichkeit, Projektjuristen vollständig oder überwiegend remote einzusetzen, hat das sogar noch einmal vereinfacht: Ein ein- bis zweistündiges Telefonat ein paar Tage vor Beginn des Auftrags reicht häufig für den perfekten Start völlig aus.
Und wie geht es weiter? Im zweiten Teil des Interviews erfahren Sie, worauf es beim Briefing der Projektjuristen ankommt, wie Unternehmen diese richtig auslasten und wie Reporting und Kontrolle gut funktionieren. Bleiben Sie dran, folgen Sie uns bei LinkedIn.