Fünf Fragen, die sich jede Rechtsabteilung stellen sollte

Angesichts der Herausforderung, immer mehr Aufgaben in immer kürzerer Zeit erledigen zu müssen, stellen sich viele Rechtsabteilungen die Frage, wie sie die eigenen Prozesse und Strukturen optimieren können, um alle Tätigkeiten in einer nachhaltigen, das Team nicht überfordernden Art und Weise bewältigen zu können. Spürbare Verbesserungen können dabei oftmals bereits durch kleine Anpassungen erreicht werden. Um das Optimierungspotential der eigenen Rechtsabteilung zu identifizieren, sollten sich Inhouse-Teams insbesondere mit folgenden fünf Fragestellungen beschäftigen:

1. Verbringt das Team seine Zeit mit den richtigen Aufgaben?

Ausgangspunkt für Überlegungen, wie die Prozesse und Strukturen der Rechtsabteilung optimiert werden können, sollte die Frage sein, mit welchen Aufgaben das Team aktuell seine Zeit verbringt. Diese vermeintlich einfache Frage ist selbst für kleine Teams oft gar nicht so einfach zu beantworten, jedenfalls sofern es über eine oberflächliche Betrachtung hinausgehen soll, da Rechtsabteilungen üblicherweise weder Arbeitszeiten erfassen noch Tätigkeiten dokumentieren. Es kann daher sinnvoll sein, in einem gemeinsamen Workshop zu hinterfragen, wieviel Zeit tatsächlich für welche Aufgaben aufgewendet werden. Die Aufgabenbereiche können unterschieden werden nach solchen, die risikobehaftete bzw. strategisch wichtige Themen umfassen und solchen, die aus rechtlicher Sicht geringere Risiken betreffen bzw. für die das Team weniger Zeit aufwenden sollte. Dabei sollte zugleich berücksichtigt werden, welche Aufgabenbereiche das Team eher motivieren bzw. eher frustrieren. 

2. Welche Aufgabenbereiche können auch von Nicht-Juristen erledigt oder ausgelagert werden?

Aufbauend auf der Analyse der Arbeitsverteilung sollte hinterfragt werden, ob es Aufgabenbereiche gibt, die nicht zwingend von der Rechtsabteilung erledigt werden müssen, d.h. die entweder durch nicht-anwaltliche Mitarbeiter bzw. die Fachabteilung selbst erledigt werden können (z.B. administrative Tätigkeiten oder einfache Vertragsverhandlungen) oder aber auf externe Dienstleister im Wege des Legal (Process) Outsourcing übertragen werden können. Letzteres betrifft insbesondere standardisierbare, repetitive Tätigkeiten, die externe Dienstleister gegebenenfalls flexibler, günstiger und auf transparentere Art und Weise erledigen können. 

3. Erreichen die Rechtsabteilung Anfragen von den Fachbereichen auf die richtige Art und Weise?

Rechtsabteilungen erhalten Anfragen der Fachbereiche häufig auf unstrukturierte Art und Weise, d.h. per E-Mail, zu einem beliebigen Zeitpunkt im Prozess und mit unvollständigen Informationen zum Sachverhalt, die dann erst abgefragt werden müssen. Dies kostet unnötig Zeit. Soweit noch nicht erfolgt kann es sich für Rechtsabteilungen daher lohnen zu überlegen, wie der Prozess der Anfragenstellung besser strukturiert oder anderweitig optimiert werden kann, um unnötigen Zeitaufwand für das Team (z.B. durch erforderliche Rückfragen) zu vermeiden und die Allokation der Aufgabenbetreuung innerhalb des Teams von Anfang an richtig zu steuern.

4. Wie geht das Team mit Bedarfsspitzen bzw. Ressourcenengpässen um?

Jede Rechtsabteilung hat nur begrenzte Kapazitäten und muss sich die Frage stellen, wie Bedarfsspitzen (z.B. bei einer Häufung von Anfragen oder Sonderprojekten) bzw. Ressourcenengpässe (z.B. im Fall von ungeplanten Abwesenheiten oder Elternzeit) ausgeglichen werden. Im Falle eines solchen „Stresstests“ greifen Rechtsabteilungen traditionell auf die Unterstützung externer Stundensatz-Anwälte zurück. Sofern es jedoch regelmäßig zu Kapazitätsengpässen kommt (z.B. turnusmäßig am Quartalsende oder bei einer Häufung von parallelen Projekten), empfiehlt es sich, über flexiblere bzw. nachhaltigere und kosteneffizientere Lösungen nachzudenken, etwa der dauerhaften Zusammenarbeit mit Projektjuristen als „verlängerte Werkbank“.

5. Wie kann die Nutzung von Tools und Daten optimiert werden?

Neben einem effizienteren Ressourceneinsatz besteht in den meisten Rechtsabteilungen noch Optimierungspotential durch eine bessere Nutzung von Tools und Daten. Dabei kann es sich für Inhouse-Teams in einem ersten Schritt lohnen, vor der Evaluierung von neuen Legal Tech Lösungen zunächst mit Experten zu überprüfen, inwiefern die bereits in dem Unternehmen vorhandenen IT-Lösungen – z.B. Microsoft 365 – noch besser von der Rechtsabteilung genutzt werden können, etwa für das Wissens-Management, die Steuerung von Anfragen und Prozessen oder zur Vertragsverwaltung. Hierbei lassen sich oftmals kosteneffizient einfach und schnell Verbesserungen realisieren. Ein weiterer Bereich, der in fast allen Rechtsabteilung noch Optimierungspotential bietet, ist die Erhebung und Nutzung von Daten. Es sollte überprüft werden, wo eine Datennutzung möglich und sinnvoll sein könnte, um darauf basierend in Zukunft bessere datenbasierte Entscheidungen treffen bzw. Risiken effizienter steuern zu können, etwa im Bereich des (vertraglichen) Risikomanagements.