Erfahrungen mit Projektjuristen sammeln
Wie gelingt der Einstieg in die Zusammenarbeit mit Projektjuristen oder Managed Legal Services für Unternehmen am besten? Einfach im kleinen Rahmen ausprobieren, empfiehlt Britta Spachtholz, Head of People Solutions der VARIO Legal GmbH. Hier sind 4 Ideen für den Testlauf.
“Die Einstiegshürden in die Zusammenarbeit mit Projektjuristen oder Managed Legal Services sind niedrig”, erklärt Britta Spachtholz. “Das ist für unsere Mandanten wichtig, aber auch für uns. Unsere Projekte leben von Vertrauen. Um das aufzubauen, eignen sich kleine Projekte besonders gut.” Unternehmen können also ganz schlank in die Zusammenarbeit mit VARIO Legal starten und müssen keine Prozesse umstellen oder Online-Tools nutzen, um von den Vorteilen zu profitieren. Sobald sie von der Zusammenarbeit überzeugt sind, können sie den Umfang flexibel ausbauen.
Muss ein Projekt dennoch einen Mindestumfang haben, damit es sich für die Zusammenarbeit mit Projektjuristen oder Managed Legal Services eignet? “Nein, beim Einsatz von Projektjuristen gibt es keine harte Grenze nach unten”, versichert Britta Spachtholz. “Manche Projekteinsätze dauern nur zwei Wochen und liegen bei insgesamt 50 Stunden. Andere Projekte sind zwar längerfristig angelegt, aber auf wenige Wochenstunden begrenzt.”
Egal, wie klein man startet: Unternehmen haben in aller Regel die Möglichkeit, die Stundenzahl nach oben anzupassen oder Projekte über die vorab ins Auge gefasste Laufzeit zu verlängern. “Wir wissen aus Erfahrung, dass Mandaten oft nicht genau vorhersagen können, wie hoch der Bedarf ist und wie lange er vorhanden ist. Sie können nur einen Rahmen abschätzen”, so Britta Spachtholz. “ Unser Modell ist darauf ausgerichtet und maximal flexibel.”
In der Praxis bedeutet das: Bei Projektstart treffen Unternehmen zusammen mit dem VARIO-Projektmanager Annahmen über zeitlichen Umfang und Dauer. Während der Laufzeit setzt man sich erneut zusammen und prüft, ob die Einschätzung richtig war oder Umfang und zeitlicher Rahmen angepasst werden müssen.
Sehr flexibel ist auch die Verfügbarkeit der Projektjuristen. Sie können oft schon zwei bis drei Tage nach Beauftragung starten. “In den allermeisten Fällen kriegen wir das hin”, sagt Britta Spachtholz.
Vier Ideen für den Testlauf
Unbesetzte Stellen oder Krankheitsfälle
Hat ein Mitarbeiter gekündigt, kann die Stelle oft nicht nahtlos nachbesetzt werden. Im Gegenteil: Aufgrund der aktuellen Lage am Arbeitsmarkt ist ungewiss, ob es zwei oder sechs Monate dauern wird, bis ein passender Kandidat zur Verfügung steht. “Mit Projektjuristen können Unternehmen solche Zeiträume überbrücken und dafür sorgen, dass das verbliebene Team handlungsfähig bleibt”, weiß Britta Spachtholz. Aufgrund der hohen Flexibilität kann das Projektjuristen-Mandat jederzeit beendet oder verlängert werden, bis die Stelle tatsächlich neu besetzt ist.
Das gleiche gilt natürlich für ähnliche gelagerte Fälle, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter längerfristig erkrankt, ein Sabbatical in Anspruch nimmt oder einen Angehörigen pflegen muss.
Sonderprojekte
In jedem Unternehmen gibt es regelmäßig Sonderprojekte, die die Rechtsabteilung neben dem Tagesgeschäft stemmen muss. “In manchen Fällen geht es einfach nur darum, dass 30 Leitz-Ordner von einem Juristen durchgeschaut und aufgeräumt werden müssen”, schildert Britta Spachtholz. Solche Gelegenheiten sind prädestiniert, um die Zusammenarbeit mit Projektjuristen auszuprobieren.
Aber auch bei großen Projekten ist der Einstieg in kleinem Rahmen möglich, zum Beispiel wenn regulatorische Änderungen oder Entscheidungen wie Schrems 2 umfangreiche Nachverhandlungen von Verträgen notwendig machen. “In solchen Fällen können wir mit einem Testlauf starten und zum Beispiel zehn Verträge für den Mandanten nachverhandeln. Wenn er mit dem Ergebnis zufrieden ist, stocken wir den Umfang auf”, soSpachtholz.
Peak Management
Viele Unternehmen haben Zeiten, in denen die Rechtsabteilung mit einem besonders hohen Arbeitsaufkommen konfrontiert ist. Beispiele:
● Macht der Vertrieb immer zum Quartalsende deutlich mehr Abschlüsse, die vertraglich unter Dach und Fach gebracht werden sollen?
● Gibt es regelmäßig Verhandlungen zwischen Geschäftsführung und Betriebsrat, die die Rechtsabteilung begleitet?
● Setzt das Business beim Wachstum auf Akquisitionen?
“In diesen und ähnlichen Fällen steht die Rechtsabteilung in bestimmten Phasen unter enormem Druck. Dann kann ein Projektjurist als ‘verlängerte Werkbank’ des Teams ein wenig Dampf aus dem Kessel nehmen”, so Britta Spachtholz. “Auch hier können wir zunächst einen kleineren Umfang vereinbaren und zum Beispiel zwei oder drei Verträge mit Neukunden verhandeln, bevor wir die Zusammenarbeit längerfristig vereinbaren.”
Unternehmen im Aufbau
Wenn internationale Unternehmen eine Niederlassung in Deutschland gründen oder Startups anfangen, Geschäft aufzubauen, brauchen sie oft einen Rechtsexperten, der operative Arbeit im Unternehmen leistet und andere Dienstleister steuert und koordiniert. Gleichzeitig ist der Bedarf noch nicht groß genug für eine feste Stelle oder sie finden keinen geeigneten Mitarbeiter.
In diesen Fällen können sie auf Projektjuristen zurückgreifen und mit kleineren Aufträgen testen, ob die Zusammenarbeit für sie funktioniert. Wenn die Lösung passt, kann der Projektjurist über einen längeren Zeitraum als externer General Counsel agieren.
Das Wichtigste: Einfach anfangen
In jedem Unternehmen gibt es Gelegenheiten, bei denen Projektjuristen und Managed Legal Services zum Erfolg beitragen können. Dass man ohne 100%ige Planbarkeit in die Zusammenarbeit startet, ist normal: “Die meisten Mandanten wissen anfangs zum Beispiel nicht, in welchem Umfang sie Support brauchen, wie viel Zeit sie intern für bestimmte Aufgaben benötigen und welche davon Projektjuristen übernehmen können”, so Britta Spachtholz. Deshalb sei das wichtigste, den Service einfach einmal zu testen, empfiehlt sie. Denn: “Nach einer Testphase sind die Mandanten fast einhellig erstaunt, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert.”