Managed Legal Services in der Praxis
Dr. Carl Renner leitet als Co-Head Pinsent Masons Vario in Deutschland den Bereich Managed Legal Services. Zuvor war er u.a. als Rechtsanwalt im Bereich Technologierecht für eine internationale Rechtsanwaltskanzlei tätig und hat den Deutschen Standort eines international führenden alternativen Rechtsdienstleisters gegründet und aufgebaut.
Herr Dr. Renner, Sie verantworten bei Pinsent Masons Vario den Bereich Managed Legal Services in Deutschland. Was genau ist darunter zu verstehen?
Zum einen die Auslagerung von rechtlichen Aufgaben, Legal Outsourcing genannt. Hier übernehmen wir mit einem dedizierten Beraterteam als externer Rechtsdienstleister dauerhaft bestimmte Aufgaben oder sogar ganze Aufgabenbereiche der Rechtsabteilung (z.B. die Beratung des Einkaufs).
Zum anderen Managed Legal Teams: Dabei setzten wir mit einem Team von Rechtsanwälten und ggf. Paralegals, Projektmanagern sowie Legal Tech für Unternehmen umfangreiche Rechtsprojekte um, etwa im Nachgang von Transaktionen oder im Falle von großvolumigen Rechtsstreitigkeiten.
Wie groß ist der Bedarf an derartigen Services?
Die Nachfrage nach Managed Legal Services ist in den letzten beiden Jahren erheblich gestiegen. Man kann sagen, dass Managed Legal Services im deutschen Markt angekommen sind. Wir haben mittlerweile eine breite Palette von Mandanten, die Managed Legal Services nutzen – von internationalen Konzernen bis hin zu mittelständischen und kleinen Unternehmen.
Können Sie Beispiele für Ihre Managed Legal Services nennen?
Wir unterstützen beispielsweise ein internationales Beratungsunter-nehmen mit einem Team von dedizierten Anwälten als verlängerte Werkbank: Die Mandanten-Anfragen kommen bei uns wie bei einem Helpdesk über eine zentrale E-Mail-Adresse an. Die eingesetzten Anwälte sind mit den gemeinsam mit den Mandanten erstellten Richtlinien (Playbooks) und Vorlagen vertraut und können so ebenso flexibel wie interne Anwälte die Prüfung und Verhandlung von Projektverträgen übernehmen.
Ein weiteres Beispiel ist die Unterstützung eines Technologieunternehmens bei der Prüfung, Bearbeitung und Verhandlung aller Einkaufsverträge. Nach einer initialen Ramp-up Phase zur Vereinbarung und Festlegung der Standards und Prozesse, haben wir für den Mandanten die selbstständige Bearbeitung aller Aufgaben in Zusammenhang mit den Einkaufsverträgen übernommen.
Was sind die Unterschiede zu herkömmlicher Rechtsberatung?
Bei Managed Legal Services geht es um die dauerhafte bzw. längerfristige Auslagerung von Aufgabenbereichen der Rechtsabteilung an einen Service Provider. Die innovative Kombination von Anwälten, mit optimierten (Bearbeitungs-) Prozessen und Technologieermöglicht uns, die Mandanten kosteneffizient, flexibel und verlässlich zu unterstützen. Somit ergibt sich ein wesentlicher Unterschied im Beratungssatz. Hinsichtlich Bearbeitungszeiten und Qualitätsstandards können Service Level vereinbart werden. Als Preismodell vereinbaren wir in der Regel eine Mischung aus einer fixen Gebühr und einem variablem Vergütungsanteil. Das führt zu einer hohen Kostentransparenz und Planbarkeit für unsere Mandanten.
Wann lohnt es sich für Rechtsabteilungen, Aufgabenbereiche auszulagern?
Insbesondere dann, wenn interne Ressourcen durch repetitive und standardisierbare Tätigkeiten geblockt werden und es sich hierbei um Aufgaben handelt, die nicht
zwingend intern erledigt werden müssen. Zudem eignet sich Legal Outsourcing besonders bei Aufgaben, deren Volumen stark schwankt und die regelmäßig zu einer Überlastung des Inhouse-Teams führen. Diese Lösung bietet eine gute Möglichkeit, das Inhouse-Team kosteneffizient zu entlasten bzw. für die internen Mandanten immer eine optimale rechtliche Betreuung sicherzustellen, da die Managed Legal Services flexibler und skalierbarer sind als ein Inhouse-Team das durch die natürlichen Kapazitätsgrenzen sein kann.
Wie schätzen Sie die Entwicklung der Managed Legal Services in Deutschland in den nächsten fünf Jahren ein?
Auch wenn es immer schwer ist, die Entwicklung von Innovationen vorherzusehen, deuten aus unserer Sicht alle Zeichen darauf hin, dass das Jahrzehnt der Managed Legal Services bereits angebrochen ist. Unternehmen und Rechtsabteilungen, die offen für Neues sind, erkennen die Vorteile der Managed Legal Services für sich; gerade Kosteneffizienz, Transparenz, Skalierbarkeit und Verlässlichkeit überzeugen immer mehr Rechtsabteilungsleiter. Hält dieser Trend an, werden Managed Legal Services in den nächsten Jahren eine immer größere Rolle im Rechtsmarkt spielen.