Peak Management in der Rechtsabteilung
Welche Leistungen können wir selbst erbringen, und was müssen wir bei externen Kanzleien hinzukaufen? Mit der Frage „Make or Buy“ sehen sich Rechtsabteilungen immer dann konfrontiert, wenn ihnen die Expertise in einem Rechtsgebiet fehlt oder Bedarfsspitzen intern kurzfristig nicht abgedeckt werden können. Dabei ist der Druck auf die Inhouse-Juristen, externe Mandate bei gleichbleibend hoher Qualität günstiger zu vergeben, nicht erst seit der Corona-Krise gestiegen. Gleichzeitig scheinen viele Rechtsleiter gerade in Krisenzeiten eine Vergabepraxis zu präferieren, die sich an dem Leitsatz „bekannt und bewährt“ orientiert. So verlassen sich die meisten Inhouse-Teams bei Ressourcenengpässen bevorzugt auf ihnen gut bekannte Groß-Kanzleien oder Boutiquen – in der Regel auf Stundensatz-Basis.
Alternative Sourcing-Modelle: Flexible Legal Resourcing und Managed Legal Services
Insbesondere in der anglo-amerikanischen Rechtswelt haben sich neben der Bearbeitung juristischer Aufgaben durch Inhouse-Anwälte („Make“) und der Beauftragung von Stundensatz-Kanzleien („Buy“) zwei weitere Möglichkeiten des Legal Resourcing etabliert, die das Beste aus beiden Welten zusammenführen möchten: Zum einen Flexible Legal Resourcing und zum anderen Managed Legal Services. Im Rahmen des Flexible Legal Resourcing können Rechtsabteilungen nach Bedarf auf Interim-Anwälte bzw. Projektjuristen zurückgreifen, die als flexible rechtliche Ressource befristet oder längerfristig bei Peaks, Sonderprojekten oder sonstigen Kapazitätsengpässen in bestimmten Themen unterstützen. Managed Legal Services bedeutet indes die dauerhafte Entlastung der eigenen Rechtsabteilung durch externe Managed Legal Teams. Deren Vorzüge liegen in der Effizienz bei Standardtätigkeiten wie beispielsweise dem Prüfen und Management von NDAs oder Auftragsverarbeitungsverträgen (DPA) sowie bei Sonderprojekten.
Externe Anwälte als verlängerte Werkbank der Rechtsabteilung
Explizit das Thema Peak Management verdeutlicht die Möglichkeiten, die alternative Rechtsdienstleistungen heute für Rechtsabteilungen bieten: Fast alle Unternehmen haben immer wiederkehrende Standardaufgaben, deren Arbeitsanfall schwankt und demzufolge schwer berechenbar ist. Normalerweise können solche Spitzenzeiten weitgehend von der eigenen Rechtsabteilung abgedeckt werden, aber bei regelmäßigen Peaks müssen externe Anwälte hinzugezogen werden, um die Ressourcenengpässe abzufangen. An dieser Stelle lohnt es sich für Rechtsabteilungen, über den Einsatz von Flexible Legal Resources nachzudenken, oder, im Falle von größerem Bedarf, gar das Outsourcen von Arbeitsabläufen in Betracht zu ziehen. Die Ausgliederung von anwaltlichen Tätigkeiten bedeutet für die Rechtsabteilung, das Beste aus zwei Welten zu erhalten: Die externe Erledigung der Themen, die intern nicht gestemmt werden können – und zwar durch Anwälte oder ganze Teams, die dauerhaft als „verlängerte Werkbank“ arbeiten und das äußerst flexibel und kosteneffizient.
Fazit: Die Entscheidung zwischen „Make“ or „Buy“ muss für Rechtsabteilungen längst keine binäre Entscheidung mehr sein. Alternative Sourcing-Modelle wie Flexible Legal Resourcing und Managed Legal Services erweitern die Optionen. Ein smarter Mix aus allen vier Sourcing-Modellen – d.h. Inhouse-Anwalt, externe Stundensatzkanzlei, Flexible Legal Resources und Managed Teams – erscheint als optimaler Weg, um mit Peaks umzugehen.