Zu den Anforderungen und Qualitätsmerkmalen einer Rechtsabteilung gehören längst nicht mehr allein die juristische Expertise, sondern Themen wie gutes Projektmanagement, die Kosten- und Prozessoptimierung sowie das Innovationsmanagement. Im Zentrum steht die Frage, wie die Arbeit in der Rechtsabteilung smarter erledigt werden kann, welche Abläufe standardisiert und effizienter gestaltet werden können und welche technischen Werkzeuge zur Prozessoptimierung und Unterstützung administrativer Aufgaben zur Verfügung stehen. Im Zusammenhang mit diesen Themen hört man zuletzt häufig das Schlagwort „De-Lawyering“. Doch was ist damit eigentlich gemeint und welche Anwendungsbereiche gibt es in der Praxis?

De-Lawyering – Was ist das?

De-Lawyering bedeutet, juristische Tätigkeiten, die bislang von Rechtsanwälten (extern oder intern) erledigt wurden, auf Nicht-Anwälte bzw. Paralegals zu übertragen und/oder mit Hilfe von Legal-Tech-Lösungen erledigen zu lassen, etwa durch den Einsatz von Legal-Self-Service-Tools oder Chat-Bots. Das Ziel von De-Lawyering ist es, die eigenen Ressourcen abhängig vom Arbeitsaufwand intelligent zu managen und die Rechtsabteilung von Aufgaben zu entlasten, die nicht zwingend durch Volljuristen erledigt werden müssen. 

De-Lawyering in der Praxis

Viele Unternehmen setzten bereits seit langem auf „De-Lawyering“, d.h. die Verlagerung von Aufgaben, die bislang von Inhouse-Anwälten erledigt wurden, auf Nicht-Anwälte und / oder Legal-Tech-Anwendungen, ohne dies mit dem Schlagwort in Verbindung zu bringen. Typische Anwendungsfälle in der Praxis sind:

1. Die Erledigung von Routine- und Standardtätigkeiten durch Nicht-Juristen 

In vielen Rechtsabteilung übernehmen schon heute Fachkräfte, die keine anwaltliche Ausbildung haben, eine Vielzahl von standardisierten Aufgaben. Dies können Paralegals oder anderweitig qualifizierte Mitarbeiter sein. Sogenannte „Contract-Playbooks“ mit Vorgaben für Vertragsverhandlungen, vorformulierten Templates oder Klauseln zur Vertragserstellung, Eskalations-Guidelines und moderne Legal-Tech-Lösungen unterstützen dabei sinnvollerweise die Arbeit der Nicht-Anwälte und sorgen dafür, dass die von der Rechtsabteilung vorgegebenen Rahmenbedingungen und Prozesse eingehalten werden. 

Eine weitere Möglichkeit der Verlagerung von Tätigkeiten der Rechtsabteilung auf Nicht-Juristen ist die Einrichtung von sogenannten Legal Self-Service-Portalen. Document-Assembly-Lösungen, Compliance-Management-Tools oder Intranet-Portale mit Vertragstemplates und Guidelines ermöglichen es Mitarbeitern, sich selbst ohne direkte Beteiligung der Rechtsabteilung um Vertragsabschlüsse zu kümmern oder einfache Sachverhalte rechtlich zu beurteilen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Neben einer Entlastung der Rechtsabteilung ist es insbesondere die Zeitersparnis, die von operativer Seite geschätzt wird. Häufig wurde die Rechtsabteilung als Bottle-Neck wahrgenommen, wenn auf die Rückmeldung zu einfachen Fragestellungen aus Kapazitätsgründen mehrere Tage gewartet werden muss. Dies entfällt im Falle von Prozessen, die auf Employee-Self-Service setzen.

2. Der Einsatz von Legal-Tech

Die Möglichkeiten zur Entlastung der Rechtsabteilung durch Legal-Tech-Lösungen sind vielfältig und vielfach diskutiert. Angefangen von Legal Spend-, Panel- oder Knowledge-Management Tools über Matter- und Contract-Lifecycle-Management-Lösungen bis hin zu eDiscovery- und Document Review-Software gibt es eine Vielzahl von Legal-Tech-Lösungen, die dem Zweck dienen, die Effizienz der Prozesse in Unternehmen mit Bezug zu rechtlichen Themen zu erhöhen, die Rechtsabteilung zu entlasten und das rechtliche Risikomanagement zu optimieren. In der Praxis tun sich viele Rechtsabteilungen zwar nach eigenen Angaben häufig noch schwer damit, die für sie richtigen Anwendungsfälle für Legal Tech zu identifizieren und die richtigen Tools auszuwählen. Doch gleichzeitig ist der Digitalisierungsgrad in der Rechtsabteilung schon allein durch den Einsatz von Technologie, die nicht dediziert als Legal Tech bezeichnet wird, schon heute meist hoch. Der nächste Schritt ist die Übernahme ganzer Aufgabenbereiche durch Legal-Tech-Anwendungen. Als Beispiel sind etwa Chat-Bots zu nennen, die einfache Fragen von Mitarbeitern im Bereich Compliance, Arbeitsrecht oder zum Vertragsmanagement beantworten können, oder aber Contract-Lifecycle-Management-Lösungen, die das Managen von maschinenlesbaren Verträgen ermöglichen. 

3. Reduktion des Aufgabenfelds der Rechtsabteilung

Durch Legal-Self-Help-Plattformen, Playbooks und Guidelines sowie mit Hilfe technologischer Unterstützung werden, wie gezeigt, in vielen Unternehmen schon heute Aufgaben, die ursprünglich von der Rechtsabteilung erledigt wurden, auf die Fachbereiche übertragen. Dies erfolgt in der Praxis bisweilen auch ohne den Einsatz derartiger Tools und Plattformen einfach dadurch, dass Aufgabenbereiche nach einer vorherigen Kosten-Nutzen- bzw. Risikoanalyse gänzlich der Zuständigkeit der Rechtsabteilung entzogen werden. So bestimmten viele Unternehmen z.B. Thresholds für Verträge, die keinerlei rechtlichen Prüfung mehr unterzogen werden müssen und etwa allein vom Einkauf oder der Fachabteilung verhandelt und abgeschlossen werden können. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die Analyse ergibt, dass die Kosten der Rechtsberatung die mit einer ausbleibenden rechtlichen Prüfung verbundenen Risiko-Kosten überschreiten. Auch dies ist eine Form des De-Lawyering, die bei der Frage, wie die Effizienz der Rechtsabteilung gesteigert werden kann, berücksichtigt werden sollte.

Fazit:  De-Lawyering wird in der Praxis weiter zunehmen

Die oben genannten Anwendungsfälle zeigen, dass das hinter dem Begriff "De-Lawyering" stehende Phänomen der Verlagerung von Tätigkeiten der Rechtsabteilung auf Nicht-Juristen oder Technologien nicht neu ist. Die Möglichkeiten der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung, die damit verbunden sind, werden jedoch in der Praxis von vielen Rechtsabteilungen noch nicht ausgeschöpft. Es lohnt sich in der Regel für Rechtsabteilungen, regelmäßig zu überprüfen, welche Aufgaben zwingend von Volljuristen erledigt werden müssen. Auch wenn der Weg zum Robo-Lawyer sicher noch weit ist, werden dabei auch die Möglichkeiten der Erledigung von originär anwaltlichen Tätigkeiten durch technologische Lösungen in den nächsten Jahren sicher noch weiter zunehmen, so dass anzunehmen ist, dass die Rechtsabteilung der Zukunft häufig aus einer kleineren Anzahl an hochqualifizierten Experten besteht, die sich komplexen juristischen Fragen widmen, während Routine- und Standardaufgaben überwiegend von Nicht-Juristen, Chat-Bots und sonstigen Software-Lösungen erledigt werden. Es ist davon auszugehen, dass De-Lawyering damit vom Modewort zum Alltagsphänomen werden wird.