Morgens Paragraphen, nachmittags Wellen reiten: Workation als angestellter Rechtsanwalt
Morgens arbeiten, nachmittags aufs Surfbrett - die „Workation“ macht es möglich, Arbeit von überall aus zu erledigen. Wie das auch für die anwaltliche Arbeit klappt, zeigen Prof. Dr. Peter Christ, Johannes Altstadt und Sarah Kappe von Pinsent Masons.
In der Anwaltsbranche ist das flexible Arbeiten aus dem Ausland bisher alles andere als selbstverständlich. Sind Akten, Fristen und Gerichtstermine organisatorisch überhaupt mit einer (vorübergehenden) Tätigkeit aus dem Ausland vereinbar? Sind sie! Wenn die Workation gemeinsam mit dem Arbeitgeber gut geplant und organisiert wird.
Zunächst muss die Kanzlei / das Unternehmen die Möglichkeit bieten, alle wesentlichen Tätigkeiten digital vorzunehmen. Das reicht von der Post- und Fristkontrolle bis zum digitalen Zugriff auf die internen Systeme. Auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) erleichtert die ortsungebundene, digitale Kommunikation mit Gerichten und Rechtsanwälten.
Technisch ist der Zugriff auf das eigene Postfach laut beA-Portal auch aus dem Ausland ohne Einschränkungen möglich. Länder, in denen das nicht sicher ist, dürften für eine Workation aufgrund der politisch motivierten Zensur des Internets wohl ohnehin ausscheiden. Da die Anwaltszulassung bei einer Tätigkeit aus dem Ausland fort gilt, braucht es doch eigentlich nur noch Vertretungen für dringende (Gerichts-)Termine und dann geht’s los – oder? Ganz so einfach ist es dann doch nicht.
Das sollte man vereinbaren
Angestellte Anwälte sollten mit ihrem Arbeitgeber eine Änderungs- oder Zusatzvereinbarung über die Workation abschließen. Auch wenn er das mobile, ortsungebundene Arbeiten bereits erlaubt, ist das meist auf Deutschland beschränkt. Immer mehr Kanzleien/Unternehmen erlassen spezielle Richtlinien zur Workation, die den Rahmen für eine solche individuelle Vereinbarung setzen.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten, je nach Ausgestaltung der Workation, verschiedene Punkte regeln, so zum Beispiel:
- Dauer und Ort der Workation
- Arbeitszeitgestaltung
- Anwendbares Recht
- Datenschutz, Anwaltsgeheimnis
- Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung
- Aufenthaltstitel / Arbeitserlaubnis
- Rückkehrmodalitäten
- Kostentragung (Reisen / Arbeitsmittel / Rücktransport / Umzug / Makler)
- Versicherungsschutz
- Vorgehen bei verschlechterter Sicherheitslage / Notsituationen
- Das anwendbare Recht
Bei einer nur vorübergehenden Arbeit im Ausland unterliegt das Arbeitsverhältnis nach der ROM-I-Verordnung weiterhin dem für anwendbar erklärten, in der Regel also dem deutschen Recht. Ist die Tätigkeit im Ausland nicht nur vorübergehend, kann auch das Recht des Ziellandes zur Anwendung kommen. Zwingende Normen am Workation-Ort z.B. zu Arbeitsverboten und Feiertagen sind sowieso einzuhalten.
Ein gesonderter Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis sind innerhalb der EU nicht erforderlich. Für andere Länder muss das individuell geprüft werden. Meist übernimmt das der Arbeitnehmer, Informationen liefern die Botschaften der Länder.
Die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber kann auf bereits geltende Richtlinien, arbeitsvertragliche Regelungen oder auf gesetzliche Vorgaben verweisen, wenn sich für die Auslandstätigkeit keine Änderungen ergeben, z.B. zu:
- Arbeitsmitteln / (privaten) Nutzungsmöglichkeiten
- Arbeitszeitdokumentation / Erreichbarkeit
- Arbeitsschutz / Datenschutz / Verschwiegenheit
Datenschutz und Anwaltsgeheimnis
Ob der angestellte Anwalt die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten und des Anwaltsgeheimnis auch im Rahmen der Workation garantiert wahren kann, kann darüber entscheiden, ob die Workation wie gewünscht stattfinden kann. Das hängt maßgeblich vom gewünschten Zielland ab.
In der EU, in der die DSGVO umfassend gilt, dürften sich in der Regel keine Schwierigkeiten ergeben. Anders kann es jedoch für eine Workation in den USA aussehen. Manche Arbeitgeber verfügen bereits über eine „Schwarze Liste“ von Ländern, in denen ein angemessener Datenschutz und demnach auch die Einhaltung des Anwaltsgeheimnisses ihrer Einschätzung nach per se nicht gewährleistet ist.
Bei einer mehr als vierwöchigen Tätigkeit außerhalb Deutschlands muss das Unternehmen dem Arbeitnehmer nach § 2 Abs. 2 des aktuell geänderten Nachweisgesetzes bestimmte weitere Informationen zum Beispiel zum Zielland, aber auch zur Währung für die Vergütung schriftlich aushändigen.
Steuerpflicht und das Risiko neuer Betriebsstätten
Bei kürzeren Auslandsaufenthalten bleibt es in der Regel bei einer Steuerpflicht in Deutschland. Diese besteht auch bei einer Tätigkeit aus dem Ausland weiter, wenn der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt weiterhin im Inland ist. Letzteres setzt grundsätzlich voraus, dass man zusammenhängend 183 Tage in Deutschland verbringt. Wer länger als rund ein halbes Jahr ins Ausland will, muss im Einzelfall prüfen, ob dort eine Steuerpflicht entsteht.
Dem Arbeitgeber wird es auch darauf ankommen, durch die Workation nicht die Gründung einer Betriebsstätte zu riskieren. Diese würde nämlich steuerrechtliche Pflichten für das Unternehmen begründen. Wann bzw. wie durch eine Tätigkeit im Ausland eine Betriebsstätte begründet wird, richtet sich nach den steuerrechtlichen Regelungen des jeweiligen Ziellandes sowie etwaigen Doppelbesteuerungsabkommen. Die Regeln sind sehr unterschiedlich, Steuerberater mit länderspezifischer Expertise sollten in die Planung einbezogen, etwaige Vertretungsbefugnisse während der Workation geregelt werden.
In Deutschland sozialversicherungspflichtig?
Die Beiträge zur Sozialversicherung sind grundsätzlich am Beschäftigungsort zu entrichten (sog. Territorialprinzip). Für Workations innerhalb der EU und in der Schweiz dürfte es in vielen Fällen dennoch bei der Sozialversicherungspflicht in Deutschland bleiben. Die europäische Verordnung Nr. 883/2004 sieht für die EU / den EWR und die Schweiz verschiedene Ausnahmen vor.
So bleibt die Sozialversicherung in Deutschland z.B. bestehen, wenn hier weiterhin ein wesentlicher Teil (mindestes 25 %) der Tätigkeit ausgeübt wird. Wird dieser Grenzwert nicht erreicht, reicht es auch, wenn die einzige Anstellung bei einem Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland ist.
Außerhalb der EU sind allerdings etwaige Sozialversicherungsabkommen sowie die lokalen Vorschriften zu berücksichtigen. Bei Unklarheiten helfen die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) oder der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, vor allem auch dann, wenn auch während der Workation unbedingt eine Weiterversicherung im deutschen Sozialversicherungssystem sichergestellt sein soll. Satzungen von Versorgungswerken sehen teilweise eine Beitragsbefreiung vor, sofern die Steuerpflicht in Deutschland entfällt. Unabhängig davon sollte, wer zum Arbeiten in die Welt hinaus will, vor dem Antritt der Workation vorsorglich eine Auslandskrankenversicherung abschließen.
Morgens arbeiten und nachmittags aufs Surfbrett: Das können angestellte Anwälte – mit kleinen praktischen Besonderheiten –genauso gut wie andere Arbeitnehmer auch.
Stay tuned! In unserem nächsten Blog-Beitrag beschäftigen wir uns mit der Workation für selbstständige Rechtsanwälte.
Außerdem steht die LEGAL DESIGN SUMMER SCHOOL vor der Tür: Vom 19. bis 21. August 2022 bieten wir in Kooperation mit Pinsent Masons, der BSP Business & Law School, eLegal, This is Legal Design und smartvokat einen spannenden Workshop an. Die teilnehmenden Studierenden werden eine Legal-Tech-Lösung für den rechtlichen Umgang von Unternehmen mit Workation / Remote Work aus dem Ausland entwickeln. Die Ergebnisse des Workshops werden wir in einem weiteren Blog-Beitrag vorstellen.