Briefing, Jour fixes, Reporting: So läuft der Einsatz von Projektjuristen perfekt
Projektjuristen können Rechtsabteilungen am besten unterstützen, wenn Aufgaben und Ressourceneinsatz klar definiert sind. Tipps fürs passende Briefing und eine gelungene Organisation der Zusammenarbeit hat VARIO Account-Managerin Susanne Mühlbauer.
Frau Mühlbauer, Sie haben bereits erklärt, wie Rechtsabteilungen den Einsatz von Projektjuristen optimal vorbereiten. Jetzt also in medias res: Wie gestalten Unternehmen die ersten Einsatztage eines Projektjuristen am besten?
Susanne Mühlbauer: Das Briefing eines Projektjuristen ist mit dem Onboarding eines festangestellten Mitarbeiters nicht vergleichbar. Projektjuristen sind in viele interne Abläufe nicht integriert und benötigen viele interne Informationen gar nicht.
Je nach Aufgabenbereich ist es für den Projektjuristen trotzdem wichtig, grundsätzlich zu verstehen, wie das Unternehmen im Allgemeinen und die Rechtsabteilung im Besonderen tickt. Natürlich braucht er ein Grundverständnis für das Produkt bzw. den Service des Mandanten und sollte unbedingt auch die Marktsituation einschätzen können. Aber er sollte auch verstehen können, auf welche rechtlichen Themen Rechtsabteilung und Management besonderen Wert legen.
Erfahrungsgemäß können für diesen Know-How-Transfer Verhandlungsguidelines (sog. Playbooks) sehr hilfreich sein. Dieses Wissen ist Voraussetzung dafür, dass der Anwalt für den jeweiligen Mandanten passende und gute Verträge machen kann. Wie andere Dienstleister auch benötigen Projektjuristen alle für sie relevanten Informationen und müssen wissen, wo sie Schwerpunkte setzen sollen.
Wie macht man sich denn bewusst, welche Informationen für den Projektjuristen relevant sind?
Beim Briefing von Projektjuristen hilft es, sich gedanklich auf den Stuhl des Projektjuristen zu setzen und zu überlegen, welche Informationen für diesen relevant sein könnten. Oft erscheinen den internen Mitarbeitern bestimmte Dinge so selbstverständlich, dass sie sie gar nicht erwähnen.
Es ist deshalb wichtig, einen Schritt zurückzutreten und sich bewusst zu machen, was der Projektjurist wissen muss, damit er seine Aufgabe so gut erledigen kann, wie es sich beide Seiten wünschen: Was genau soll der Projektjurist tun? Was ist die Erwartungshaltung an ihn? Gibt es zahlenmäßige Vorgaben, die er zu erfüllen hat? Worauf soll er ein Hauptaugenmerk legen, was kann er eher vernachlässigen? Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei dem Produkt, wo gibt es in diesem Marktsegment traditionell Schwierigkeiten oder welche Klauseln sind besonders oft streitig? Schließlich gilt wie bei jedem Dienstleister: Die Arbeit kann nur so gut sein wie das Briefing zuvor.
„Per Jour fixe im Blick, woran der Projektjurist arbeitet“
Was kann ein Unternehmen tun, um die Zusammenarbeit mit dem Projektjuristen auch über die Dauer des Projekts effizient zu gestalten? Braucht es regelmäßige Updates?
Ein regelmäßiger Jour fixe von Projektjurist und seinem Hauptansprechpartner ist sicherlich sinnvoll. Dabei geht es nicht nur um die Arbeitsqualität, sondern auch darum, dass eine Person im Blick hat, woran und wie viel der Anwalt arbeitet und seine Arbeit zentral steuern kann.
Es ist für beide Seiten wichtig, dass die Einschätzung, wie hoch der Zeitaufwand für den Projektjuristen ist, sich mit den Tatsachen deckt. Manche Mandanten schätzen den Umfang der Tätigkeit, die der Projektjurist übernehmen soll, anfänglich zu hoch ein. Rechtsabteilungen, die davon ausgehen, eine Vollzeitkraft zu benötigen, sollten berücksichtigen, dass Projektjuristen bestimmte Aufgaben deutlich schneller erledigen können als Inhouse-Juristen. Das liegt vor allem daran, dass sie nicht in administrative Prozesse im Unternehmen, in Meetings, Freigabeschleifen und andere Abläufe eingebunden sind. So können sie ohne Ablenkung zum Beispiel an Verträgen arbeiten.
Auf der anderen Seite kommt es auch vor, dass der Projektjurist zu viel Arbeit auf dem Tisch hat. Das passiert in der Regel dann, wenn er von vielen unterschiedlichen Menschen Aufgaben bekommt, ohne dass dies zentral gesteuert würde. All das kann man mit regelmäßigen Feedback-Terminen verhindern.
Solche Jours fixes geben Projektjuristen außerdem die Möglichkeit zu fachlichen und inhaltlichen Rückfragen. Und schließlich bleiben beide Seiten auf diese Art eng darüber im Austausch, wie der Mandant die Arbeit gern erledigt sehen will.
„Das richtige Reporting richtet sich nach der internen Organisation“
Was sollten Unternehmen und Projektjuristen im Hinblick auf Reporting und Zeiterfassung vereinbaren?
Der Umfang des Reportings der Projektjuristen und dessen Kontrolle hängen ganz von den Anforderungen, Einsatzmöglichkeiten und auch Gepflogenheiten in dem jeweiligen Unternehmen ab. Am besten vereinbaren Unternehmen schon im Vorfeld mit dem Projektjuristen, wie das Reporting über seine Tätigkeiten aussehen soll.
Generell kann man allerdings sagen, dass die Juristen in der Regel nicht wie externe Anwälte ihre Leistungen im 6-Minuten-Takt protokollieren, sondern in größeren Zeitblöcken.
Auch die Kontrolle durch das Unternehmen hängt vom Projekt, der Kultur und der internen Organisation ab. In manchen Rechtsabteilungen gibt es eine Person, die alle Aufgaben für den Projektjuristen freigeben muss und deshalb den Überblick hat. Andere Betriebe arbeiten agil und machen über Projektboards transparent, welche Aufgaben auf der To-Do-Liste des Projektjuristen stehen, woran er gerade arbeitet und was er bereits erledigt hat. So können sie auch nachvollziehen, ob das Reporting schlüssig ist. Aber wie gesagt: Das entscheiden die Mandanten und die Projektjuristen ganz nach ihrem eigenen Geschmack so, dass es für alle gut passt.
Zum guten Schluss: Braucht es darüber hinaus noch einen weiteren Blick auf die Arbeit von Projektjuristen? Also ist es sinnvoll, zur „Halbzeit“ einmal gemeinsam zu schauen, ob alles noch in die richtige Richtung geht? Und ist zum Abschluss des Projekts eine Art Retrospektive oder ein Feedback vorgesehen?
In der Regel sind Projektjurist, Mandant und wir während des gesamten Zeitraums der Unterstützungstätigkeit in einem engen Austausch, so dass schnell reagiert werden kann, wenn sich z.B. Anforderungen ändern oder es irgendwo Gesprächsbedarf gibt. Zum Abschluss der Projekte holen wir dann standardmäßig ein Feedback von allen Beteiligten ein, wie die Zusammenarbeit gelaufen ist.